Am besten startest du mit der Hochzeitsplanung bereits vor der Verlobung. Diesen Eindruck könntest du zumindest bei den zahllosen Checklisten im Internet bekommen.
Ganz so falsch ist der Gedanke aber gar nicht. Zumindest empfiehlt es sich mit der Hochzeitsplanung frühzeitig zu beginnen, wenn ihr an einem beliebten Datum oder in einer gefragten Location heiraten möchtet.
Wahrscheinlich ist das die erste Hochzeit, die du planst. Und genau das ist die Herausforderung. Es soll ein ganz besonderer Tag werden, an dem alles nach euren Vorstellungen läuft. Vielleicht hast du dir schon jahrelang überlegt, wie du dir diesen Tag wünschst. Gleichzeitig hast du womöglich noch nie ein solch großes Fest organisiert.
Doch bevor du nun in Panik verfällst, atme erst mal tief durch und vergiss’ nicht, die schöne Zeit zu genießen und dich auf eure Hochzeit zu freuen!
Lies‘ weiter und erfahre, wie du mit der Hochzeitsplanung entspannt starten kannst.
Wann empfiehlt es sich mit der Hochzeitsplanung zu beginnen?
Um so früher du mit der Hochzeitsplanung beginnst, um so besser! 5 Jahre vorher wäre übertrieben, aber ein halbes Jahr vor dem gewünschten Termin kann es bereits sportlich werden. Ich empfehle dir circa 1 – 1,5 Jahre vor der Hochzeit mit der Planung zu beginnen.
Wenn du mehr Zeit haben solltest, dann nutze sie! So entzerrst du den Planungsstress und hast bei der Auswahl von Location und Dienstleistern viel mehr Möglichkeiten.
Und womit fängst du am besten an?
1. Schritt der Hochzeitsplanung: Wie möchtet ihr heiraten?
Den ersten Schritt seid ihr womöglich bereits unbewusst gegangen. Doch ob unbewusst oder bewusst: Dieser Schritt ist wirklich wichtig! Er ist die Basis für die gesamte Hochzeitsplanung und erleichtert jeden Planungsschritt. Die Antwort auf die Frage:
Wie möchtet ihr heiraten?
Diese Frage ist entscheidend, denn es gibt so viele Möglichkeiten, eine Hochzeit zu gestalten und jedes Paar hat individuelle Vorstellungen und Wünsche.
Macht euch also gemeinsam Gedanken darüber, in welchem Rahmen ihr feiern möchtet und definiert so euer Hochzeitskonzept.
Dafür sind ein paar Dinge festzulegen, z.B.:
- Standesamtliche Trauung & weitere Trauung (kirchlich, frei)?
- Trauungen an verschiedenen Tagen oder am selben?
- Größe des Festes – wie viele Gäste zum Standesamt & zur weiteren Trauung?
- Polterabend?
- Verlobungsfeier?
- In der Nähe oder lieber weiter weg feiern?
- Stil der Hochzeit (locker, schick, Vintage, Boho oder Ähnliches?)
- Was ist euch wichtig?
- Was darf es nicht geben?
- Wünsche für Deko, Farbkonzept, Blumen?
- Grober Ablauf eures Tages?
- Location-Vorstellungen?
- Motto?
- usw.
Bei diesem Schritt dürft ihr gerne etwas träumen. Habt nicht gleich euer Budget im Hinterkopf. Malt euch erst einmal eure Traumhochzeit aus und setzt dann Prioritäten. Was möchtet ihr auf jeden Fall, was wäre schön und worauf könntet ihr am ehesten verzichten?
Sobald ihr euch einig seid, wie ihr feiern möchtet, geht es weiter:
2. Schritt der Hochzeitsplanung: Budget, Gäste, Location und Termin
In manchen Ratgebern steht, dass du die Hochzeitsplanung mit dem Buchen der Location anfangen solltest – in anderen steht das Datum / der Termin an erster Stelle und wiederum andere Autoren empfehlen, mit dem Budget oder der Gästeliste zu beginnen. Aber warum gibt es hier so unterschiedliche Ansätze?
Aus meiner Sicht liegt es daran, dass diese Themenblöcke eng miteinander verknüpft sind. Daher empfehle ich dir, sie gemeinsam zu betrachten:
Budget
Das Budget ist sicher nicht das beliebteste Thema bei der Hochzeitsplanung. Bei einigen Posten ist es schwierig, die tatsächlich anfallenden Kosten einzuschätzen. Zudem tauchen häufig Kostenpunkte auf, die du zu Beginn der Planung noch nicht kennst.
Zu allererst überlegt ihr euch am besten, wie viel ihr ausgeben könnt und wollt. Was könnt ihr selbst zu den Kosten der Hochzeit beitragen? Inwiefern möchten eure Eltern oder andere Verwandte einen Teil der Kosten übernehmen?
Danach kannst du eine Übersicht der erwarteten Kosten anlegen. Sobald die einzelnen Kostenblöcke konkreter werden, darfst du den Plan aktualisieren. Außerdem ist es empfehlenswert, einen Puffer für unerwartete Kosten einzuplanen.
Das festgelegte Budget kann sich auf die drei anderen Themenblöcke auswirken, denn das Budget …
- schränkt womöglich die Zahl der möglichen Gäste ein (jeder Gast kostet Verpflegung, Papeterie usw.).
- reduziert die Auswahl möglicher Locations (Locations gibt es für sehr verschieden große Geldbeutel).
- kann sogar dazu führen, dass ihr einen Termin unter der Woche oder in der Nebensaison auswählt (häufig niedrigere Preise).
Das Budget ist somit ein entscheidender Faktor beim Start in die Hochzeitsplanung. Hier findest du übrigens jede Menge Spartipps für eure Hochzeit und hier 30 Hochzeitskosten, die häufig vergessen werden.
Gäste
Noch bevor ihr mit der Locationsuche startet, erstellt ihr idealerweise einen ersten Entwurf eurer Gästeliste. Seid ihr euch bei dem einen oder anderen Gast noch nicht sicher, ob ihr sie oder ihn einladen möchtet, ist das an dieser Stelle noch nicht schlimm. Es geht zu diesem Zeitpunkt der Planung darum, einen ungefähren Überblick darüber zu erhalten, wie viele Gäste ihr zur standesamtlichen Trauung oder der freien / kirchlichen Trauung erwartet. Denn die Gäste haben wiederum Einfluss auf die anderen drei Aspekte: Die Gäste …
- können Einfluss darauf haben, welche Location ihr auswählt (z.B. Bestuhlungsmöglichkeiten oder Ort der Location, je nach dem, woher die meisten eurer Gäste kommen).
- können eure Kosten in die Höhe treiben (je mehr Gäste, desto teurer).
- können Einfluss auf eure Terminwahl haben (z.B. Familien sind in den Sommerferien ggf. schon verplant).
Termin
Vielleicht habt ihr schon einen Termin im Kopf, an dem ihr gerne heiraten möchtet? Der Tag, an dem ihr euch kennengelernt habt, der Tag des Heiratsantrages oder ein anderes Datum, das in eurer Beziehung eine wichtige Rolle spielt? Oder habt ihr einen Wunsch-Termin, weil er besonders einprägsam ist wie z.B. der 4.4.2024?
Ein solcher Termin kann als Hochzeitstag schön sein und ist leicht zu merken. Doch bedenke, dass begehrte Termine beim Standesamt schnell vergeben und die Locations schnell ausgebucht sind.
Statt einen fixen Termin festzulegen, empfehle ich dir, eine Jahreszeit oder einen Monat auszuwählen (du kannst es mit deinem Wunsch-Termin ja trotzdem zuerst versuchen).
Die Sommermonate sind für Hochzeiten sehr beliebt. Entsprechend können die Preise bei Locations und Dienstleistern höher ausfallen, als in der Nebensaison. Eine Garantie für gutes Wetter gibt es leider auch im Sommer nicht. Legt euch also auf die Jahreszeit oder den Monat fest, der euch am liebsten ist.
Auch die Wahl des Termins hat Auswirkungen auf die anderen Aspekte, denn ein Termin …
- in der Hauptsaison und am Wochenende ist mit höheren Kosten verbunden.
- unter der Woche oder zur Ferienzeit ist für deine Gäste eventuell kaum einzurichten.
- oder ein beliebtes Datum kann die Auswahl an Locations für euch eingrenzen.
Schränkt euch bei der Terminwahl also nicht zu sehr ein – so habt ihr viel mehr Möglichkeiten.
Location
Die richtige Location zu finden beschreiben viele Bräute als die schwierigste Aufgabe der Hochzeitsplanung. Doch musst du tatsächlich nur eine Location buchen?
Viele denken zuerst an das Schloss, das Weingut oder den Saal für die Feier nach der kirchlichen oder freien Trauung. Doch du darfst dir auch überlegen, ob ihr nach der standesamtlichen Trauung eine Location benötigt. Vielleicht möchtet ihr im Anschluss im kleinen Kreis essen gehen oder ihr ladet Gäste ein, um gemeinsam anzustoßen? Dann benötigt ihr auch hierfür einen passenden Ort.
Bevor ihr auf die Suche nach geeigneten Locations geht, macht euch über eure Anforderungen Gedanken. Dabei spielen nicht nur die vorher genannten Themen eine Rolle:
- Hochzeitskonzept (z.B. separater Raum oder Platz im Freien für freie Trauung, Kirche in der Nähe, maximale Entfernung zu eurem Wohnort, Stil der Location, Übernachtungsmöglichkeiten usw.)
- Budget (die tatsächlichen Kosten einer Unterkunft erfährst du meist erst bei einer konkreten Buchungsanfrage)
- Gäste (wie groß sollte die Location sein)
- Termin
- alles, was euch sonst noch wichtig ist
Mit diesen Punkten im Gepäck, kannst du nun auf Locationsuche gehen. Dafür kannst du das Internet nutzen, Freunde und Bekannte nach Feier-Möglichkeiten fragen oder einen Wedding Planner für diesen Teilaspekt der Planung beauftragen.
Habt ihr eure Location gefunden und ist sie zu einem passenden Termin frei? Dann müsst ihr sie nur noch buchen!
Zusammenhang zwischen Budget, Gästen, Termin & Location
Die folgende Grafik verdeutlicht den Zusammenhang zwischen Budget, Gästen, Location und Termin noch einmal:
Wie geht es danach mit der Hochzeitsplanung weiter?
Nach diesen Schritten gibt es noch Einiges zu tun. Doch es entspannt ungemein, wenn diese ersten Punkte erledigt sind – so ging es mir zumindest.
Hier noch eine Auswahl wichtiger Aufgaben, die danach wichtig sind:
- Save the Date-Karten versenden, damit alle Gäste sich den Termin frühzeitig freihalten können.
- Standesamt-Termin vormerken (Dies ist leider nicht bei allen Standesämtern möglich. Falls nicht, kannst du den Termin frühestens 6 Monate vor der Trauung vereinbaren).
- Kirche und Pfarrer auswählen und Termin vereinbaren.
- Dienstleister*innen buchen (z.B. Trauredner*in, Foto-/Videograf*in, Hochzeitsmusik (DJ, Band, Solist*in), Zeremonienmeister*in, Cateringanbieter*in)
- Und eine Trauzeugin auswählen, damit du frühzeitig Unterstützung erhältst.
Fazit
Eine Hochzeit zu planen, ist ein großes Projekt. Für die Planungszeit ist es hilfreich, wenn ihr ein klares Bild von eurer Traumhochzeit habt. Gleichzeitig dürft ihr euer Budget stets im Blick behalten, früh einen Überblick über eure Gäste haben, bei eurem Hochzeitstermin etwas flexibel bleiben und dann die für euch passende Location wählen. Die dringendsten Themen habt ihr damit erledigt und könnt entspannt in die weiteren Planungsschritte eintauchen!
Tipps für dich
- Wenn dir die Planung zu viel wird oder du Angst hast, es nicht zu schaffen, suche Unterstützung bei deinem Partner oder deiner Partnerin, Freund*innen, Familie oder einem Wedding Planner! Auch mit meiner HeiRats-Stunde kannst du dir das Leben erleichtern!
Was denkst du?
Hast du mit der Hochzeitsplanung schon begonnen oder habt ihr noch alles vor euch? Habt ihr euch schon Gedanken darüber gemacht, wie euer großer Tag aussehen sollt?
Foto von Markus Winkler auf Unsplash