Wie du in 3 einfachen Schritten eure Gästeliste erstellst

Gehst du auch so gerne auf Hochzeiten? Ich freue mich immer riesig, wenn wir auf einer Gästeliste landen.

Denn eine Hochzeit ist etwas ganz Besonderes, auch wenn es nicht die eigene ist.

Eine solche Einladung ist aber gar nicht selbstverständlich und spätestens, wenn du dich mit der Gästeliste für eure Hochzeit beschäftigst, wirst du das merken. Schließlich möchtet ihr einerseits niemanden vergessen und andererseits lässt euer Budget es vielleicht nicht zu, mit mehr als X Hochzeitsgästen zu feiern.

Nehmt euch also ruhig etwas Zeit und erstellt die Gästeliste mit Hilfe der folgenden drei Schritte:

Diesen Beitrag gibt es hier übrigens auch zum Anhören.

1. Rahmenbedingungen der Gästeliste

Gewünschte Gästezahl

Habt ihr bereits ein grobes Hochzeitskonzept und wisst, mit wie vielen Gästen ihr gerne feiern würdet? Wenn nicht, solltet ihr euch darüber spätestens jetzt Gedanken machen. Soll es eine kleine intime Runde mit ca. 20 Personen werden oder plant ihr eine große Feier mit 100 oder mehr Gästen?

Mögliche Gästezahl – Budget

Das Budget und die Anzahl der Gäste beeinflussen sich gegenseitig. Plant ihr eine große Feier, dann sollte euer Budget entsprechend hoch sein. Im Netz finden sich durchschnittlich Kosten je Hochzeitsgast von 100-200 Euro, hier sind dann aber nicht nur Essen, Getränke oder Raummiete eingerechnet, sondern z.B. auch die Dekoration. Steht euch also ein begrenztes Budget zur Verfügung, solltet ihr mit der Anzahl der Gäste lieber vorsichtig sein.

Mögliche Gästezahl – Location

Ihr habt bereits eine Location im Auge oder sogar schon gebucht? Dann solltet ihr klären, mit welcher Gästezahl ihr dort feiern könnt. Das hängt insbesondere von der Raumgröße, der Wahl der Tische oder der Größe der Tanzfläche ab.

2. Gäste sammeln

Wen möchtet ihr dabei haben?

Du hast nun einige Rahmenbedingungen, die Einfluss auf deine Gästeliste haben und solltest diese bei der Sammlung eurer Gäste im Hinterkopf behalten. Wichtig ist, dass ihr nur Menschen einladet, die ihr auch wirklich dabei haben wollt. Mit wem würdest du in einigen Jahren auch noch gerne feiern? Es ist euer Fest und ihr müsst euch nicht verpflichtet fühlen, Großtante Maria einzuladen. Vielleicht habt ihr einen ersten Entwurf eurer Gästeliste ja bereits bei dem Start in eure Hochzeitsplanung angelegt.

Damit ihr möglichst niemanden vergesst, könnt ihr diese Personengruppen durchgehen:

• Kinder
• Eltern
• Geschwister
• Nichten & Neffen
• Großeltern
• Tanten & Onkel
• Cousinen & Cousins
• Großtanten & Großonkel
• Großcousinen & Großcousins
• Trauzeugen
• Paten
• enge Freunde 
• Freunde aus Vereinen oder anderen Freizeitaktivitäten
• Ex-Partner?
• Kollegen
• Nachbarn
• Pfarrer oder Pastor
• Dienstleister (Trauredner, Fotograf, DJ, Band, Zeremonienmeister etc.)
• Gäste eurer Eltern

Notiert alle diese Personen z.B. in einer Excel-Tabelle oder in einem Heft. Alles, was du über eure Hochzeitsgäste wissen solltest, landet dann ebenfalls an dieser Stelle.

Kinder

Wünscht ihr euch ein großes Familienfest oder eher eine schicke Feier, auf der Kinder sich nicht wohl fühlen würden? Die Entscheidung, ob ihr Kinder einladet oder nicht, liegt ganz bei euch. Allerdings könnte es euch der ein oder andere Gast übel nehmen, wenn seine Kinder nicht erwünscht sind. 

Solltet ihr euch also entscheiden, Kinder nicht einzuladen, so vermittelt es euren Gästen behutsam. 

Partner

Auch das Einladen der Partner könnt ihr unterschiedlich handhaben. Vielleicht habt ihr eine Gruppe von Kollegen oder Vereinsfreunden, die ihr gerne beim Fest dabei haben möchtet, aber die dazugehörigen Partner würden euer Budget sprengen? Oder ihr habt Single-Freunde – dürfen diese ein +1 mitbringen? Überlegt euch dies gut und kommuniziert es bei der Einladung ganz offen.

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3. Gästeliste sortieren

Die Anzahl der Gäste, die ihr nun notiert habt, passt perfekt zu euren Vorstellungen, eurem Budget und eurer Location? Gratulation zur Punkt-Landung!

Falls allerdings mehr Personen auf eurer Gästeliste stehen, hilft dir dieser 3. Schritt. Sortieren klingt erst mal nicht nett, aber es ist vermutlich so, dass ihr manche Menschen unbedingt bei der Hochzeit dabei haben möchtet und ihr auf andere eher verzichten könntet. Und genau darum geht es: Priorisiert eure Gästeliste und bringt sie somit in eine Reihenfolge. Habt ihr z.B. 120 Personen notiert, jedoch nur die Möglichkeit 100 Gäste einzuladen, so ladet ihr die ersten 100 eurer Liste ein. Die 20 weiteren Gäste kommen somit auf eure Warteliste.

Für gewöhnlich sagen 5-10% der eingeladenen Gäste ab. Manche tun dies schon sehr früh, weil sie an eurem Hochzeitstermin bereits etwas anderes vorhaben. Andere sagen z.B. krankheitsbedingt kurzfristig ab. Das ist zwar schade, doch die frühzeitigen Absagen geben euch die Chance, Personen nachzuladen. Ihr könnt natürlich auch pokern und mehr Gäste einladen und darauf hoffen, dass auf jeden Fall Gäste absagen. 

Und noch etwas zur Warteliste: Ich persönlich würde Gäste nur unter bestimmten Voraussetzungen nachladen:

• Ich würde es nur frühzeitig tun, also wenn z.B. einige Gäste euch direkt nach der Einladung oder sogar der Save the Date Karte absagen. Die Gäste könnten sonst das Gefühl bekommen, dass sie nur Nachrücker sind.
• Und ich würde es nur dann tun, wenn sie nicht mitbekommen haben, dass andere Gäste bereits zu einem früheren Zeitpunkt eingeladen wurden.

Was könnt ihr tun, wenn die Liste viel zu lang ist?

Erst mal durchatmen 😉 Wenn ihr gerne viel mehr Menschen einladen würdet, als es möglich ist, könnt ihr die Gäste z.B. zu einer alternativen (günstigeren) Veranstaltung einladen:

• Verlobungsfeier
• Polterabend
• Sektempfang nach der standesamtlichen Trauung
• Einladung nur zur Kirche / freien Trauung und ggf. anschließendem Sektempfang

Oder ihr kommuniziert ganz offen, dass ihr nur im kleinen Rahmen feiern wollt oder könnt.

Fazit

Die Erstellung der Gästeliste ist keine einfache Aufgabe, doch wenn ihr diese strukturiert angeht und eure Rahmenbedingungen für die Hochzeit kennt, geht es gleich viel leichter.

Tipps für dich

• Gehe die 3 Schritte nacheinander durch und spreche die Liste mit deinem Partner ab. Oder erstellt sie direkt gemeinsam, denn ihr solltet beide mit der Wahl der Gäste zufrieden sein. 
• Die Hochzeitsplanung kann manchmal etwas stressig werden und wenn man gestresst ist, vergisst man auch mal etwas oder in diesem Falle jemanden. Um sicherzugehen, dass ihr keinen Freund vergesst, könnt ihr auch E-Mails, Kontakte auf dem Handy, Whatsapp, Facebook, Instagram oder andere Quellen durchgehen, bei denen ihr Kontakt zu Freunden habt.  
• Die Auswahl der Gäste hat Einfluss auf das ganze Fest. Überlegt euch daher gut, ob ihr lieber entfernte Verwandte dabei haben möchtet oder ob euch eine große Anzahl an Freunden wichtiger ist, die am Abend vielleicht eher für Partystimmung auf der Tanzfläche sorgen. Hier gilt es, die richtige Mischung zu finden.

Was denkst du?

Fällt es dir leicht, eure Gästeliste zu erstellen? Hast du genau die richtige Anzahl an Gästen zusammen bekommen? Und wenn nicht, wie geht ihr damit um, dass ihr nicht alle einladen könnt? Ich bin gespannt auf deine Meinung und deine Ideen!


Photo by Samantha Gades on Unsplash