Hast du schon einen Überblick über eure Hochzeitsgäste?
Super! Das Erstellen der Gästeliste finde ich nämlich gar nicht so einfach. Schließlich möchtest du einerseits niemanden vergessen und andererseits lässt dein Budget es vielleicht nicht zu, mit mehr als X Hochzeitsgästen zu feiern.
Das Erstellen einer Gästeliste ist aber nur ein erster Schritt rund um das Thema Hochzeitsgäste.
Als nächstes machst du dir vielleicht über die Save-the- Date-Karten Gedanken und willst diese an deine Gäste versenden? Die Adressen müssen also her! Ach ja, die brauchst du später dann auch für die Einladungen.
Und du möchtest den Überblick behalten, wer kommt und wer nicht? Wer bringt eigentlich wen mit? Kommen Kinder mit und wenn ja, wie alt sind sie? Wollen sie ein bestimmtes Kinderessen? Ach – wo wir schon beim Thema Essen sind. Gibt es bei euren Gästen eigentlich Unverträglichkeiten, Allergien oder Vegetarier?
Ich hoffe, du hast jetzt nicht panisch dein Handy gezückt, um deine Gäste zu fragen, was sie essen dürfen. Aber ich hoffe, ich konnte verdeutlichen, dass du Einiges über deine Gäste wissen solltest. So erleichterst du dir einerseits die Organisation des Festes, andererseits kann sich so jeder deiner Hochzeitsgäste rundum wohl fühlen.
Doch welche Informationen brauchst du?
Namen eurer Hochzeitsgäste
Das klingt erst mal selbstverständlich, aber notiere dir am besten, wie die Vornamen deiner Gäste geschrieben werden. Insbesondere bei Partnern, die du noch nicht so gut kennst oder Kindern, bist du dir vielleicht unsicher. Schreibt sich Sarah mit H oder ohne, Erik mit C oder K am Ende und wie schreibt man eigentlich Isabel / Isabell / Isabelle? Spätestens beim Beschriften der Umschläge für die Einladungen freust du dich, wenn du dir darüber keine Gedanken mehr machen musst.
Adressen eurer Hochzeitsgäste
Vermutlich hast du von vielen eurer Gäste bereits die Adresse irgendwo notiert. Sammle sie am besten an einer zentralen Stelle, damit du nicht jedes Mal danach suchen musst. Denn die Adresse benötigst du vermutlich mehrfach:
- Versand der Save-the-Date-Karten
- Versand der Einladungs-Karten
- Versand der Dankes-Karten
Welcher Gast nimmt woran teil?
Es kann sein, dass manche eurer Gäste nur zur Trauung oder nur zur Feier kommen. Vielleicht gibt es dafür berufliche Gründe oder eine Familie kommt zur Trauung zusammen, am Abend kommen die Eltern jedoch alleine? Oder ihr plant ein Come together am Vorabend oder einen Brunch am Tag danach, den sich nicht jeder einrichten kann? Notiere daher, wer woran teilnimmt. So behältst du den Überblick, hast keine leeren Stühle oder gar verwaiste Tische und kannst dabei noch Geld sparen. Warum solltet ihr z.B. eine Pauschale für Gäste bezahlen, die nach der Trauung wieder verschwinden müssen?
Essenswünsche eurer Hochzeitsgäste
Wenn ihr für euer Fest ein Menü plant, möchte der Caterer vielleicht von dir wissen, wie viele Vegetarier kommen. Oder eure Gäste wählen gar im Vorfeld das Menü oder den Hauptgang aus? Dann solltet ihr genau diese Informationen sammeln. Auch die Anzahl und ggf. das Alter der Kinder sind relevant. Vielleicht gibt es ein Kinderessen zur Auswahl. Kläre mit den Eltern von kleinen Kindern, ob sie bereits ein Essen benötigen oder die Eltern etwas mitbringen.
Ort der Übernachtung
Haben eure Gäste eine längere Anreise? Dann benötigen sie vielleicht eine Übernachtungsmöglichkeit, um die ihr euch kümmern möchtet. Oder sie benötigen einen Abholservice vom Flughafen oder Bahnhof? Vielleicht interessiert es euch aber auch, welche Unterkunft eure Gäste gebucht haben, damit ihr sie mit einer Kleinigkeit vor Ort überraschen könnt. Notiere es!
Wer bringt was mit?
Plant ihr eine DIY Hochzeit oder zumindest der Kuchen für nachmittags soll von Freunden und der Familie mitgebracht werden? Dann notiere bestenfalls auch das, damit es an eurem Tag nicht die dreimal die gleiche Torte gibt. Weitere Spartipps für deine Hochzeit findest du hier.
Geschenke eurer Hochzeitsgäste
Am Tag eurer Hochzeit werdet ihr vermutlich wenig Zeit haben, euch mit den Geschenken eurer Hochzeitsgäste zu befassen. Im Nachgang ist das auch viel entspannter und ihr könnt ganz in Ruhe auspacken. Wenn ihr euch individuell bei euren Gästen für bestimmte Geschenke bedanken möchtet, dann halte am besten fest, was ihr von der jeweiligen Person, dem Paar oder der Familie erhalten habt. Es ist einfach schwierig, sich das alles zu merken.
Sitzplatz / Tischnummer
Wenn ihr schon eine zentrale Stelle habt, an der ihr alle eure Gäste vermerkt habt, könnt ihr das auch super nutzen, um z.B. die Tischnummer je Person zu notieren. Plant ihr eine Übersicht am Eingang eurer Feier, welcher Gast an welchem Platz sitzt? Mit Hilfe dieser Infos kannst du den Sitzplan schnell erstellen.
Liederwünsche eurer Hochzeitsgäste
Hier könnt ihr zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Möchtet ihr die Playlist für den Sektempfang oder die Hintergrundmusik beim Essen selbst erstellen? Dann fragt eure Gäste nach Liederwünschen und notiert diese. So freuen sich die Gäste, wenn ihr Lieblingslied läuft und ihr habt eure Playlist viel schneller zusammen. Achtet hierbei aber darauf, welche Art von Hochzeitsmusik ihr gerne zu welchem Zeitpunkt hören möchtet.
Wie komme ich am schnellsten an diese Informationen heran?
Namen und Adressen müsst ihr von euren Gästen ggf. erfragen – gerade, weil ihr diese schon sehr früh im Planungsprozess für eure Hochzeit benötigt. Doch viele der anderen Informationen könnt ihr auf einen Schlag erfahren. Bittet eure Gäste entweder in eurer Einladungskarte darum, euch diese Informationen mitzuteilen oder legt sogar eine Antwortkarte bei. Alternativ könnt ihr auch ein Anmeldeformular im Internet anbieten, das diese Informationen abfragt. Dieses Formular könnt ihr auch auf einer Hochzeitshomepage integrieren. Schreibt die URL zum Formular oder der Homepage in eure Einladung oder verseht die Karte mit einem QR Code.
Wo notiere ich diese Informationen?
Das ist Geschmackssache. Planst du eure Hochzeit lieber papierhaft? Dann lege dir eine Seite, einen Bereich in einem Heft oder einen Schnellhefter an, in dem du alle Informationen zu euren Gästen sammeln kannst. Ich habe unsere Hochzeit zum Großteil mit Excel geplant. Das ist sicher nicht sexy, aber grade für das Thema Hochzeitsgäste, war es sehr hilfreich. Denn mit ein bisschen Excel-Know-How kannst du so auch automatisch zählen lassen (z.B. wie viele Zusagen du hast, wie oft das Fisch-Menü gewählt wurde oder wie viele Kinder teilnehmen).
Fazit
Du siehst, eine einfache Gästeliste reicht nicht aus, um deine To Do’s rund um das Thema Hochzeitsgäste entspannt zu erledigen. Denn nicht nur Namen und Adressen der Hochzeitsgäste helfen dir bei den Hochzeitsvorbereitungen, auch Essenswünsche, Alter der Kinder, geplante Mitbringsel oder Liederwünsche kannst du in einer solchen Liste aufführen. Vielleicht fallen dir noch mehr Informationen ein, die du benötigen kannst. Das hängt auch vom Konzept eurer Hochzeit ab. Eine Sammlung dieser Informationen an einer zentralen Stelle erspart dir auf jeden Fall viel Aufwand.
Tipps für dich
Du könntest folgendermaßen vorgehen, um dich dem Thema zu nähern:
- Überlege dir, welche Informationen ihr benötigt (abhängig von eurem Hochzeits-Konzept)
- Lege fest, wie du diese ermitteln möchtest (mündlich, Antwortformular oder Homepage?) und bereite dies entsprechend vor (Antwortformulare kannst du wie Einladungskarten und andere Papeterie im Internet gestalten, eine Homepage sowieso).
- Lege einen Ort fest, an dem du die Informationen sammeln möchtest.
- Und los geht’s!
Was denkst du?
Hast du eine Liste mit Informationen zu deinen Gästen? Gibt es noch mehr Informationen, die hilfreich sein können? Und wie sammelst du diese von deinen Gästen ein? Ich freue mich auf deine Meinung!
Photo by Andreas Rønningen on Unsplash