Hochzeiten sind faszinierend, findest du nicht auch? Ich persönlich liebe es, Teil einer Gästeliste zu sein und den großen Tag eines glücklichen Paares zu feiern. Es ist einfach etwas Besonderes, auch wenn es nicht die eigene Hochzeit ist.
Eine Einladung zu einer Hochzeit ist jedoch keineswegs selbstverständlich. Spätestens, wenn du eure eigene Gästeliste erstellen möchtest, wirst du das schnell merken. Es ist eine Balance zwischen dem Wunsch, niemanden zu vergessen und den realistischen Einschränkungen eures Budgets und ggf. der Größe eurer bereits gebuchten Location.
Nehmt euch also ruhig etwas Zeit und erstellt die Gästeliste mit Hilfe der folgenden drei Schritte:
(Keine Zeit zum Lesen? Kein Problem. Dieser Beitrag ist auch als Episode meines Hochzeitspodcasts erschienen. Du findest die Folge bei allen gängigen Podcast-Anbieter*innen sowie hier direkt auf meiner Website: 091 – Gästeliste: Wie du sie in 3 einfachen Schritten erstellst)
Inhalt
1. Rahmenbedingungen eurer Gästeliste festlegen
Gewünschte Gästezahl
Habt ihr bereits ein Hochzeitskonzept und wisst, mit wie vielen Gästen ihr gerne feiern würdet? Wenn nicht, solltet ihr euch darüber spätestens jetzt Gedanken machen. Soll es eine intime Feier mit 20 Personen oder eine große Festlichkeit mit 100 Gästen oder mehr sein? Diese Entscheidung beeinflusst maßgeblich die Planung.
Mögliche Gästezahl – Budget
Das Budget und die Gästeanzahl gehen Hand in Hand. Eine größere Feier bedeutet in der Regel höhere Kosten. Es ist wichtig, realistisch zu sein und sicherzustellen, dass euer Budget für die Anzahl der Gäste ausreicht, die ihr einladen möchtet. Online finden sich durchschnittliche Kosten je Hochzeitsgast von 100 bis 200€. Diese Kosten beinhalten neben Essen, Getränken oder Raummiete auch z.B. die Dekoration. Die Kosten hängen jedoch stark davon ab, wie und wo ihr eure Hochzeitsfeier plant.
Mögliche Gästezahl – Location
Habt ihr bereits eine Location im Auge? Kläre, wie viele Gäste dort Platz finden können. Die Raumgröße, Tischwahl und die Tanzfläche sind dafür entscheidende Faktoren.
2. Gäste sammeln
Wen möchtet ihr dabei haben?
Du kennst nun die Rahmenbedingungen für eure Gästeliste. Es ist wichtig, nur Menschen einzuladen, die ihr wirklich dabeihaben möchtet. Überlege, mit wem du auch in vielen Jahren noch gerne feiern würdest. Es ist euer Fest und ihr müsst euch nicht verpflichtet fühlen, Großtante Maria einzuladen. Womöglich habt ihr einen ersten Entwurf eurer Gästeliste bereits bei dem Start in eure Hochzeitsplanung angelegt.
Damit ihr möglichst niemanden vergesst, könnt ihr diese Personengruppen durchgehen:
- Kinder
- Eltern
- Geschwister
- Nichten & Neffen
- Großeltern
- Tanten & Onkel
- Cousinen & Cousins
- Großtanten & Großonkel
- Großcousinen & Großcousins
- Trauzeug*innen
- Pat*innen
- Enge Freund*innen
- Bekannte aus Vereinen oder anderen Freizeitaktivitäten
- Ex-Partner*innen?
- Kolleg*innen
- Nachbar*innen
- Geistliche*r oder Trauredner*in
- Dienstleister*innen (Fotograf*in, DJ, Band, Zeremonienmeister*in etc.)
- Gäste eurer Eltern
Notiert alle diese Personen z.B. in einer Excel-Tabelle oder in einem Heft. Alles, was du über eure Hochzeitsgäste wissen solltest, landet dann ebenfalls an dieser Stelle.
Kinder
Wünscht ihr euch ein großes Familienfest oder eher eine elegante Feier, auf der sich Kinder möglicherweise nicht so wohl fühlen würden? Die Entscheidung, ob ihr Kinder einladet oder nicht, liegt ganz bei euch. Bedenkt jedoch, dass es den ein oder anderen Gast verärgern könnte, wenn seine / ihre Kinder nicht willkommen sind.
Solltet ihr euch also entscheiden, Kinder nicht einzuladen, vermittelt es euren Gästen möglichst behutsam.
Partner*innen
Auch das Einladen der Partner*innen könnt ihr unterschiedlich handhaben. Möglicherweise gibt es eine Gruppe von Kolleg*innen oder Vereinsfreund*innen, die ihr gerne beim Fest dabeihaben möchtet, aber die dazugehörigen Partner*innen würden euer Budget sprengen? Oder ihr habt Single-Freund*innen – dürfen diese ein +1 mitbringen? Überlegt euch dies gut und kommuniziert es klar und rechtzeitig.
(Werbung)
3. Gästeliste sortieren
Die Anzahl der Gäste, die ihr nun notiert habt, passt perfekt zu euren Vorstellungen, eurem Budget und der Größe eurer Location? Herzlichen Glückwunsch zur Punktlandung!
Falls jedoch mehr Personen auf eurer Gästeliste stehen, als ihr einladen könnt, ist es an der Zeit für diesen entscheidenden dritten Schritt. „Sortieren“ klingt zunächst vielleicht nicht besonders angenehm, aber es ist wahrscheinlich, dass ihr manche Menschen unbedingt bei eurer Hochzeit dabeihaben möchtet, während ihr auf andere eher verzichten könntet. Hier geht es darum, eure Gäste zu priorisieren und sie in eine geordnete Reihenfolge zu bringen. Angenommen, ihr habt 120 Personen notiert, aber nur Platz für 100 Gäste, dann ladet ihr die ersten 100 Personen auf eurer Liste ein. Die restlichen 20 Personen könnt ihr auf eure Warteliste setzen.
In der Regel sagen etwa 5-10% der eingeladenen Gäste ab. Einige tun dies bereits frühzeitig, weil sie an eurem Hochzeitstag andere Verpflichtungen oder Termine haben, während andere aus gesundheitlichen Gründen kurzfristig absagen müssen. Obwohl es schade ist, bieten euch frühzeitige Absagen die Möglichkeit, weitere Gäste nachzuladen. Ihr könnt auch das Risiko eingehen und mehr Gäste einladen, in der Hoffnung, dass einige absagen.
Und noch eine Ergänzung zur Warteliste: Ich persönlich würde Gäste zum Beispiel dann nachladen, wenn bereits eingeladene Gäste sehr frühzeitig mitteilen, dass sie nicht kommen können. So entsteht nicht das Gefühl, „Nachrücker“ zu sein. Alternativ könnt ihr das Thema offen ansprechen, insbesondere bei kurzfristigeren Einladungen. Erklärt, dass ihr nur eine begrenzte Anzahl von Gästen einladen konntet und beispielsweise Familie und engste Freunde Vorrang hatten. Fügt hinzu, dass einige Gäste abgesagt haben und ihr nun die Chance habt, die angesprochene Person doch einzuladen. Ich persönlich würde mich über solch offene Worte und die nachträgliche Einladung jedenfalls freuen. 🙂
Was könnt ihr tun, wenn die Liste viel zu lang ist?
Wenn die Gästeliste viel zu lang ist, bleibt erstmal ruhig und atmet tief durch. 😉 Wenn ihr euch wünscht, viel mehr Menschen einzuladen, als es möglich ist, gibt es einige Möglichkeiten, wie ihr damit umgehen könnt:
Ihr könnt die Gäste zu einer alternativen (günstigeren) Veranstaltung einladen, wie zum Beispiel:
- Einer Verlobungsfeier
- Einem Polterabend
- Einem Sektempfang nach der standesamtlichen Trauung
- Eine Einladung nur zur Kirche oder zur freien Trauung, möglicherweise mit einem anschließenden Sektempfang
Alternativ könnt ihr auch offen kommunizieren, dass ihr nur im kleinen Rahmen feiern möchtet oder könnt.
Fazit
Die Planung der Gästeliste ist zweifellos eine der herausforderndsten Aufgaben bei der Hochzeitsvorbereitung. Doch sie ist eine wichtige Grundlage für eure Hochzeitsfeier. Durch sorgfältiges Abwägen und Priorisieren könnt ihr sicherstellen, dass eure Gästeliste den Rahmenbedingungen und Vorstellungen entspricht, die ihr euch wünscht.
Die Kommunikation mit euren Gästen spielt hierbei eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass sich alle geschätzt und willkommen fühlen. Letztendlich ist eure Hochzeit eine Feier eurer Liebe und eures gemeinsamen Weges. Die Gästeliste ist dabei ein bedeutender Bestandteil, der dazu beiträgt, dass dieser besondere Tag unvergesslich wird.
Tipps für dich
- Gehe die drei Schritte nacheinander durch und spreche die Liste mit deinem Partner oder deiner Partnerin ab. Oder erstellt sie direkt gemeinsam, denn es ist wichtig, dass ihr beide mit der Auswahl der Gäste zufrieden seid.
- Die Hochzeitsplanung kann manchmal stressig sein und unter Stress vergisst man leicht etwas oder in diesem Fall jemanden. Um sicherzugehen, dass ihr niemanden vergesst, könnt ihr auch E-Mails durchgehen, Kontakte auf dem Handy überprüfen und Nachrichten über WhatsApp, Facebook, Instagram oder andere Plattformen durchsehen.
- Die Auswahl der Gäste beeinflusst das gesamte Fest. Überlegt euch daher gut, ob ihr lieber entfernte Verwandte dabeihaben möchtet oder ob euch eine große Anzahl von Freunden wichtiger ist, die möglicherweise für Partystimmung auf der Tanzfläche sorgen. Es gilt, die richtige Mischung zu finden.
- Ein weiterer wichtiger Schritt nach der Zusammenstellung der Gästeliste ist die Erstellung der Sitzordnung. Auch diese kann zu Kopfzerbrechen führen. Tipps für die Sitzordnung findest du hier: Sitzordnung Hochzeit: Wie du sie spielend leicht erstellst.
Was denkst du?
Fällt es dir leicht, eure Gästeliste zu erstellen? Hast du genau die richtige Anzahl an Gästen zusammen bekommen? Und wenn nicht, wie geht ihr damit um, dass ihr nicht alle einladen könnt? Ich bin gespannt auf deine Meinung und deine Ideen!
Photo by Samantha Gades on Unsplash