Warum ein Zeitplan für euren Hochzeitstag so wichtig ist

Bestimmt bist du bereits über die Aussage gestolpert, dass ihr für euren Hochzeitstag einen Ablauf- & Zeitplan benötigt. 

Und vielleicht hast du dir die Frage gestellt, warum das wichtig ist und hast dich lieber wieder anderen Aufgaben gewidmet?

Doch wenn ihr euch eine entspannte Hochzeit wünscht, solltest du das Thema Ablauf- & Zeitplan dringend ganz oben auf eure To-Do-Liste schreiben! Neben der Location, professionellen Dienstleistern und passender Musik ist das aus meiner Sicht das Wichtigste, um eure Traumhochzeit zu gestalten.

Warum diese Detailplanung für den Hochzeitstag so entscheidend ist, möchte ich dir in diesem Beitrag aufzeigen.

Dieser Beitrag ist auch als Podcast-Episode erschienen.

Der Hochzeitstag ist ein komplexes Gebilde

Eine Hochzeit ist ein ganz besonderes Fest. Viele sprechen vom schönsten Tag des Lebens (was ich etwas übertrieben finde). Zumindest aber habt ihr vermutlich bestimmte Erwartungen an diese einmalige Feier. 

Und weil dieser Tag so einmalig ist, ist er meist vollgepackt mit Programmpunkten. Die Trauung, der Sektempfang, die Glückwünsche der Gäste, das Anschneiden der Hochzeitstorte, das Hochzeitsessen und das Brautstrauß-Werfen sind nur ein paar typische Agenda-Punkte. Dazu kommen Überraschungen der Gäste wie Spiele, Reden oder andere Beiträge.

All dies lässt sich nur durch die Hilfe vieler Personen bewerkstelligen: Trauzeugen, Eltern, Location-Betreiber, Caterer, Florist, Konditor, Pfarrer / Trauredner, Musiker, Hochzeit-DJ, Stylist, Fotograf, Deko-Service usw.

Die Kombination aus einem voll gepackten Hochzeitstag und das Mitwirken vieler verschiedener Personen macht das Ganze so komplex. Ohne eine Planung eures Hochzeitstages entsteht sehr wahrscheinlich Stress, Chaos oder Langeweile. 

Reibungsloser Ablauf dank Zeitplan für den Hochzeitstag

Um einen optimalen Hochzeitstag zu erleben hilft nur gute Planung. Ich schreibe bewusst „optimal“, denn keine Hochzeit verläuft vollkommen perfekt. Dafür gibt es einfach zu viele Faktoren, auf die ihr keinen Einfluss habt (z.B. das Wetter, die Verkehrslage oder das Verhalten eurer Gäste). 

Mit einem durchdachten Ablaufplan stellt ihr sicher, dass eure Gäste sich nicht langweilen und dass stets für das leibliche Wohl gesorgt ist. Ihr plant einen Zeitraum für Überraschungen eurer Gäste ein und verhindert so stimmungsunterbrechende Aktionen nach der Eröffnung der Tanzfläche. 

Mit dem dazugehörigen Zeitplan sorgt ihr dafür, dass kein unnötiger Stress entsteht, der Sekt nicht warm und das Essen nicht kalt wird. Dauert ein Abschnitt länger als geplant, helfen Zeitpuffer, damit sich nicht das gesamte Programm verzögert. 

Der Plan enthält im Idealfall auch Informationen darüber, wer welche Aufgabe übernimmt und welcher Programmpunkt wo stattfindet. Dieser ausführliche Ablauf- & Zeitplan dient allen Mitwirkenden als Leitfaden. Ihr müsst so am Tag selber weniger koordinieren und könnt den Tag entspannter genießen.

Zeitplan Hochzeitstag: Meine Tipps für die Erstellung

Die Basis für einen detaillierten Zeitplan ist immer ein Hochzeitsablauf, also eine Übersicht, welcher Programmpunkt in welcher Reihenfolge stattfinden soll. Dabei solltet ihr immer auch den Blickwinkel der Gäste einnehmen.  

Durchdenkt bei der Erstellung den gesamten Tag, z.B.:

• Was sind die Programmpunkte und in welcher Reihenfolge sind diese optimal?
• Gibt es To Do’s am Hochzeitstag und wer soll diese wann übernehmen?
• Gibt es Locationwechsel?

Um den Ablauf mit einem Zeitplan zu versehen, ist es unter anderem hilfreich, 

• die beteiligten Dienstleister nach den voraussichtlichen Dauern zu fragen (z.B. der Trauung, des Foto-Shootings oder des Abendessens.) 
• mit einem Routenplaner die Fahrtzeiten zu ermitteln. Erkundigt euch auch, ob am Hochzeitstag Großveranstaltungen in der Nähe stattfinden, die ggf. zu einem hohen Verkehrsaufkommen führen könnten. 
• Zeitpuffer einzurechnen.

Am besten dokumentiert ihr das Ganze in Excel, Word oder einem ähnlichen Programm. So könnt ihr bis zum Hochzeitstag immer wieder Anpassungen vornehmen. 

Die Erstellung des Zeitplans ist ziemlich herausfordernd, insbesondere, wenn man mit dem Thema noch keine Erfahrung hat. Lasst euch also Zeit damit und überprüft ihn immer wieder. 

Zeitplan für den Hochzeitstag kommunizieren & im Blick behalten

Mit eurer Einladung könnt ihr die Hochzeitsgäste über den Ablauf eurer Hochzeit informieren. Hier reichen die wichtigsten Programmpunkte mit Zeit und Ort. So wissen die Gäste, was sie erwartet und können sich gut auf euren Tag einstellen. Am Hochzeitstag selbst könnt ihr den Ablauf auch noch mal sichtbar machen – z.B. auf einer schönen Tafel.

Kurz vor der Hochzeit besprecht ihr den detaillierten Zeitplan am besten noch mal mit allen Beteiligten. Informiert die Location, telefoniert mit euren Dienstleistern und instruiert auch Trauzeugen oder andere Personen, die am Hochzeitstag Aufgaben übernehmen. Außerdem solltet ihr den Plan diesen Personen auch digital oder papierhaft zur Verfügung stellen.

Mit dieser Vorbereitung stehen die Chancen für einen reibungslosen Ablauf schon sehr gut.

Damit am Hochzeitstag auch alles wie geplant verläuft, braucht es darüberhinaus jemanden, der Plan & Zeit im Blick hat. Idealerweise müsst ihr das nicht selbst übernehmen. Ihr könnt jemanden aus Familie oder Freundeskreis bitten, die Aufgabe des Zeitwächters zu übernehmen. Oder ihr entscheidet euch für einen Zeremonienmeister, der darüberhinaus die gesamte Koordination des Hochzeitstages übernimmt. Mehr dazu erfahrt ihr in diesem Beitrag. So könnt ihr euch am Hochzeitstag voll und ganz zurücklehnen.

Fazit

Am Hochzeitstag gibt es jede Menge Programmpunkte, die von vielen Personen organisiert oder umgesetzt werden. Damit bei der Hochzeit alles reibungslos verläuft und jeder Beteiligte weiß, was wann und wo passiert, bedarf es einer ausführlichen Ablauf- & Zeitplanung. Bei der Erstellung gilt es Einiges zu beachten. Ist der Plan final, sollte dieser noch mal an alle Beteiligten kommuniziert werden. Bestenfalls übernimmt am Hochzeitstag nicht das Brautpaar die Aufgabe, den Ablauf- & Zeitplan zu überwachen, sondern bittet oder beauftragt eine andere Person, dies zu koordinieren.

Tipps für dich

• Um so früher du mit der Erstellung des Ablauf- & Zeitplans beginnst, um so besser. Er hilft dir bei der weiteren Planung, bei der Anfrage bei Dienstleistern und ihr könnt die wichtigen Zeiten in der Einladung an eure Gäste kommunizieren.
• Übrigens ist der häufigste Fehler bei der Erstellung dieser Zeitplanung, dass Brautpaare die Dauer der einzelnen Programmpunkte unterschätzen. Plant ggf. lieber etwas mehr Zeit ein, wenn ihr euch unsicher seid.

Was denkst du?

Wie wichtig ist aus deiner Sicht ein Ablauf- & Zeitplan für den Hochzeitstag? Wird es bei euch einen geben? Oder falls ihr schon geheiratet habt: Hattet ihr einen solchen Plan und wie hat es am Tag selbst geklappt? Ich freue mich auf dein Feedback!

Photo by Thorn Yang on Unsplash