Was wäre eine Hochzeit ohne Hochzeitsgäste!
Wisst ihr schon, wen ihr zu eurer Hochzeit einladen möchtet? Die Gästeliste zu erstellen kann anspruchsvoll sein. Schließlich möchtet ihr einerseits niemanden vergessen und andererseits lässt euer Budget es vielleicht nicht zu, alle Personen einzuladen, die ihr gerne dabei hättet. Wie genau ihr eure Gästeliste in drei einfachen Schritten erstellen könnt, erfährst du hier.
Sobald ihr eure Gäste festgelegt habt, könnt ihr euch überlegen, ob ihr Save-the-Date-Karten verschicken möchtet. Dafür benötigt ihr natürlich die Adressen eurer Gäste – genauso wie für die Hochzeitseinladungen.
Sicher möchtet ihr außerdem den Überblick behalten, wer an eurer Hochzeit teilnehmen kann oder wer leider nicht dabei sein wird. Wichtig ist auch, zu wissen, mit wie vielen Personen eingeladene Familien kommen und ob Kinder dabei sind. Falls ja, wie alt sind sie? Gibt es bei euren Hochzeitsgästen besondere Lebensmittelunverträglichkeiten oder Mobilitätseinschränkungen, auf die ihr bei der Planung Rücksicht nehmen möchtet?
Diese Fragen zeigen: Es gibt viele wertvolle Informationen von und über eure Gäste, die für die Planung eurer Hochzeit hilfreich sind. Welche 10 davon besonders wichtig sind, zeige ich euch im Folgenden.
Inhalt
1. Namen eurer Hochzeitsgäste
Das klingt vielleicht selbstverständlich, aber es lohnt sich, die Vornamen und auch die Nachnamen eurer Hochzeitsgäste sorgfältig zu notieren. Besonders bei Partnern, die ihr noch nicht so gut kennt, oder bei Kindern, bei denen die Namen manchmal in unterschiedlichen Schreibweisen auftauchen, kann es schnell zu Unsicherheiten kommen. Schreibt sich Sarah mit oder ohne H? Wird Erik mit C oder K geschrieben? Und was ist eigentlich der Unterschied zwischen Isabel, Isabell und Isabelle?
Besonders wenn es darum geht, Einladungen und Namenskarten zu gestalten, wird es euch eine Erleichterung sein, schon im Vorfeld die korrekte Schreibweise zu kennen. So vermeidet ihr Peinlichkeiten und stellt sicher, dass sich eure Gäste von Anfang an wohl und richtig angesprochen fühlen.
2. Adressen eurer Hochzeitsgäste
Wahrscheinlich habt ihr die Adressen vieler Gäste schon irgendwo notiert, aber es ist hilfreich, diese an einer zentralen Stelle zu sammeln. So sparst du dir das ständige Suchen und vermeidest, dass eine Adresse auf dem letzten Drücker fehlt. Die Adressen werden für verschiedene Aspekte eurer Hochzeitsvorbereitungen gebraucht, daher ist es sinnvoll, diese gut zu organisieren:
- Versand der Save-the-Date-Karten
- Versand der Hochzeitseinladungen
- Versand der Danksagungen
Wenn du alle Adressen gesammelt und an einem Ort aufgelistet hast, kannst du dich entspannt zurücklehnen und musst dir keine Sorgen mehr um das Sammeln der Adressen machen, wenn es Zeit für die verschiedenen Versandaktionen kommt.
3. Welcher Gast nimmt woran teil?
Es kann vorkommen, dass einige Gäste nur zu bestimmten Abschnitten der Hochzeit kommen können. Vielleicht nehmen manche nur an der Trauung teil, andere nur an der Feier – aus beruflichen Gründen oder familiären Verpflichtungen. Oder ihr habt ein „Come Together“ am Vorabend oder einen Brunch am Tag danach geplant, bei dem nicht jeder dabei sein kann.
Notiert euch, wer an welchen Teilen der Hochzeit teilnimmt. So behaltet ihr den Überblick und könnt gegebenenfalls bei der Planung, wie etwa beim Catering, Kosten sparen.
4. Essenswünsche eurer Hochzeitsgäste
Wenn ihr für eure Hochzeit ein Menü plant, wird der Caterer wahrscheinlich wissen wollen, wie viele Vegetarier oder andere spezielle Essenswünsche es gibt. Vielleicht haben eure Gäste sogar die Möglichkeit, im Voraus den Hauptgang oder das Menü auszuwählen – auch diese Informationen sammelt ihr idealerweise frühzeitig ein.
Besonders wichtig sind auch die Anzahl und das Alter der Kinder, die teilnehmen werden. Gibt es ein spezielles Kinderessen zur Auswahl? Klärt mit den Eltern von kleinen Kindern, ob diese bereits ein eigenes Essen benötigen oder ob die Eltern etwas mitbringen möchten. So stellt ihr sicher, dass alle Gäste, egal welchen Alters, gut versorgt sind.
5. Ort der Übernachtung
Haben eure Gäste eine längere Anreise, könnten sie eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen. Vielleicht möchtet ihr euch darum kümmern oder zumindest eine Empfehlung aussprechen. In manchen Fällen könnte es auch sinnvoll sein, einen Abholservice vom Flughafen oder Bahnhof zu organisieren.
Es könnte auch interessant für euch sein, zu wissen, welche Unterkunft eure Gäste gebucht haben – vielleicht möchtet ihr sie mit einer kleinen Überraschung vor Ort verwöhnen. All diese Details könnt ihr notieren, um sicherzustellen, dass eure Gäste einen angenehmen Aufenthalt haben.
6. Wer bringt was mit?
Wenn ihr eine DIY-Hochzeit plant oder eure Freund*innen und Familie gebeten habt, etwas beizusteuern – zum Beispiel den Kuchen für den Nachmittag – ist es wichtig, genau festzuhalten, wer was mitbringt. So könnt ihr vermeiden, dass es an eurem großen Tag dreimal die gleiche Torte gibt oder dass jemand versehentlich dasselbe Gericht vorbereitet.
Diese Planung hilft euch, den Überblick zu behalten und sorgt dafür, dass am Ende jeder Beitrag gut zum Gesamtbild passt. So bleibt auch mehr Raum für Überraschungen und besondere Momente!
7. Geschenke eurer Hochzeitsgäste
Am Tag eurer Hochzeit werdet ihr vermutlich wenig Zeit haben, euch intensiv mit den Geschenken eurer Hochzeitsgäste zu befassen. Nach der Hochzeit ist es jedoch viel entspannter, wenn ihr in Ruhe die Geschenke auspacken könnt.
Falls ihr euch später für ein Geschenk individuell bei euren Gästen bedanken möchtet, ist es hilfreich, schon vorher festzuhalten, was ihr von wem erhalten habt – sei es von einer einzelnen Person, einem Paar oder einer Familie. So könnt ihr später ohne Stress und mit einem persönlichen Dankeschön reagieren.
8. Sitzplatz / Tischnummer
Wenn ihr bereits eine zentrale Stelle habt, an der ihr alle eure Gäste notiert, könnt ihr diese auch gut nutzen, um die jeweilige Tischnummer für jede Person festzuhalten. Falls ihr eine Übersicht am Eingang eurer Feier plant, um zu zeigen, an welchem Platz eure Gäste sitzen, könnt ihr diese Infos ebenfalls schnell und einfach ablesen. So wird die Erstellung des Sitzplans deutlich unkomplizierter.
9. Liederwünsche eurer Hochzeitsgäste
Ihr könnt hier gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Falls ihr die Playlist für den Sektempfang oder die Hintergrundmusik beim Essen selbst erstellen möchtet, fragt eure Gäste nach ihren Liederwünschen und notiert diese. So wird das Tanzbein bei euren Gästen garantiert geschwungen, wenn ihre Lieblingslieder gespielt werden – und gleichzeitig habt ihr die Playlist viel schneller zusammen. Achtet dabei darauf, welche Art von Hochzeitsmusik ihr zu welchem Zeitpunkt bevorzugt, damit die Stimmung immer passt. Vielleicht lässt sich auch der ein oder andere Song in die Partyplaylist für den Abend einbauen.
10. Besondere Bedürfnisse eurer Gäste
In einer größeren Hochzeitsgesellschaft gibt es oft Gäste mit besonderen Bedürfnissen. Vielleicht benötigt jemand mit einer Mobilitätseinschränkung eine barrierefreie Location oder eine Rampe. Eine schwangere Person freut sich über eine bequeme Sitzmöglichkeit, und Gäste mit Hör- oder Sehbeeinträchtigungen haben möglicherweise spezielle Wünsche. Wenn ihr diese Details im Vorfeld klärt, sorgt ihr dafür, dass sich alle Gäste wohlfühlen und den Tag entspannt genießen können.
Wie komme ich am schnellsten an diese Informationen heran?
Namen und Adressen müsst ihr von euren Gästen möglicherweise erfragen – besonders, weil ihr sie schon früh in eurer Hochzeitsplanung benötigt. Viele der anderen Informationen könnt ihr jedoch auf einen Schlag sammeln.
Bitten könnt ihr eure Gäste zum Beispiel direkt in der Einladungskarte oder mit einer beiliegenden Antwortkarte. Alternativ bietet sich ein digitales Anmeldeformular an, das ihr auf einer Hochzeitshomepage oder einem speziellen Online-Tool bereitstellt. Den Link dazu könnt ihr in der Einladung vermerken oder ganz praktisch per QR-Code auf die Karte drucken. So macht ihr es euren Gästen leicht, euch schnell alle wichtigen Informationen zukommen zu lassen.
Wo notiere ich diese Informationen?
Das ist ganz euch überlassen. Falls ihr eure Hochzeit lieber auf Papier plant, könnt ihr euch eine spezielle Seite in einem Notizbuch anlegen oder einen Ordner nutzen, um alle wichtigen Informationen zu euren Gästen zu sammeln.
Viele Paare setzen jedoch auf digitale Planungstools. Ich habe unsere Hochzeit größtenteils mit Excel organisiert – vielleicht nicht besonders romantisch, aber äußerst praktisch! Mit ein wenig Excel-Know-how könnt ihr automatische Auswertungen erstellen, zum Beispiel, wie viele Zusagen ihr bereits habt, wie oft das Fisch-Menü gewählt wurde oder wie viele Kinder mit dabei sind.
Fazit
Du siehst, eine einfache Gästeliste reicht oft nicht aus, um alle To-dos rund um eure Hochzeitsgäste entspannt zu erledigen. Neben Namen und Adressen gibt es viele weitere wichtige Informationen, die euch die Planung erleichtern – von Essenswünschen über die Anzahl und das Alter der Kinder bis hin zu Übernachtungen, geplanten Mitbringseln oder Liederwünschen. Vielleicht gibt es noch weitere Details, die für eure Hochzeit relevant sind – das hängt ganz von eurem Konzept ab.
Egal, wie umfangreich eure Gästeliste wird: Eine zentrale Sammlung all dieser Informationen hilft euch dabei, den Überblick zu behalten und vermeidet unnötigen Stress in der Vorbereitungszeit. So könnt ihr euch am Hochzeitstag ganz auf das Feiern mit euren Gästen konzentrieren!
Tipps für dich
So kannst du das Thema strukturiert angehen:
- Überlege, welche Informationen der Hochzeitsgäste ihr für eure Planung benötigt – abhängig von eurem Hochzeitskonzept.
- Entscheide, wie du diese Daten am besten sammelst: Möchtest du eure Gäste persönlich fragen, ein Antwortformular beilegen oder eine Hochzeitshomepage nutzen? Bereite alles entsprechend vor. (Antwortkarten kannst du passend zur Papeterie gestalten, eine Homepage bietet zusätzlichen Komfort.)
- Bestimme einen zentralen Ort, an dem du alle Informationen übersichtlich notierst – ob digital oder auf Papier.
Photo by Andreas Rønningen on Unsplash