Hast du dich schon einmal gefragt, was eine sogenannte Antwortkarte oder auch Rückantwortkarte für die Hochzeit ist?
Stell’ dir Folgendes vor: Die Hochzeitseinladungen an eure Gäste sind versendet. Nach und nach melden sich manche eurer Gäste bei euch. Die einen telefonisch, andere per WhatsApp oder E-Mail und manch eine(r) gibt euch bei einem Treffen die Rückmeldung über ihre oder seine Teilnahme an eurer Hochzeit.
Du erhältst von einem Teil der Gäste Infos zu Unverträglichkeiten, von einem anderen Teil unterschiedliche Aussagen darüber, an welchen Teilen der Hochzeit sie teilnehmen.
Womöglich notierst du dies in eurer Gästeliste. Doch dabei fällt dir auf, dass dir von einigen eurer Gäste unvollständige Informationen vorliegen.
Genau hier kann euch die Antwortkarte helfen.
Was ist eine Antwortkarte?
Eine Antwortkarte ist meist eine Karte aus Papier, die den Einladungen zur Hochzeit beigelegt wird. Die Hochzeitsgäste werden darum gebeten, diese Karte auszufüllen und bis zu einem angegebenen Datum zurückzugeben oder per Post zurück zu schicken.
Mit Hilfe dieser Karte können Gäste genauere Informationen zu ihrer Teilnahme an eurer Hochzeit mitteilen. Dafür machen sie auf der Antwortkarte Angaben durch Ankreuzen von Feldern oder das Ausfüllen von Freitextfeldern.
Welche Angaben können mit der Antwortkarte eingesammelt werden?
Im Prinzip könnt ihr auf einer Antwortkarte so ziemlich alle Informationen von euren Gästen einsammeln, die ihr für die weitere Planung benötigt. Das können unter anderem diese sein:
- Zu- oder Absage?
- Wie viele Personen nehmen teil?
- Wie viele Erwachsene und wie viele Kinder?
- Auswahl eines Menüs oder des Hauptgangs
- Angabe zu Unverträglichkeiten & Co.
- Reservierung eines Zimmers zur Übernachtung erforderlich / gewünscht?
- Angabe, an welchen Abschnitten teilgenommen wird (Beispiel: Come togehter am Vorabend oder Brunch am Folgetag)
- Teilnahme an angebotenen Programmpunkten (Beispiel: Schloss- oder Stadtführung während des Fotoshootings des Brautpaares)
- Musikwünsche für den DJ
Ihr könnt für eure Antwortkarten individuell entscheiden, welche dieser Informationen nötig oder passend sind und ob ggf. weitere Informationen hilfreich wären.
Was ist der Vorteil einer Antwortkarte?
In der Einleitung dieses Beitrages habe ich es bereits anklingen lassen: Ohne Antwortkarten erhaltet ihr von euren Gästen auf unterschiedliche Art und Weise Rückmeldungen. Diese werden euch nicht nur auf verschiedenen Kanälen erreichen, sondern womöglich auch nicht vollständig sein.
Und genau das ist der Vorteil von Antwortkarten: Sie fragen genau die Informationen ab, die ihr für eure Planung benötigt. Und das für jeden eurer Gäste!
Dazu sehen die Antwortkarten festlich aus und erinnern eure Gäste daran, dass sie euch noch eine Rückmeldung geben müssen.
Auch Antwortkarten garantieren jedoch nicht, dass alle eure Gäste sich bis zu eurem Wunschtermin und mit eurer Antwortkarte bei euch melden. Doch die Wahrscheinlichkeit, dass ihr möglichst viele Informationen rechtzeitig erhaltet, steigt.
Und so auch eure Vorfreude, wenn die Rückmeldungen nach und nach euren Briefkasten erreichen!
Was darfst du beim Einsatz von Antwortkarten beachten?
Entscheidet ihr euch für Antwortkatzen, macht ihr es euren Gästen bequemer, wenn ihr einen Rückumschlag mitsendet. Wenn ihr diesen auch noch adressiert und frankiert, kostet das zwar etwas, für eure Gäste ist es jedoch komfortabel und ihr bekommt sicher schnelle Rückmeldungen.
Außerdem darfst du beim Versand eurer Hochzeitseinladungen auf das Gewicht des Briefes achten. Ein weiterer Bestandteil, wie einer Rückantwortkarte, kann zu einem höheren Porto führen.
Die Rückmeldungen eurer Gäste kannst du in eurer Gästeliste vermerken, um alle Informationen an einem zentralen Ort bereit zu haben.
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Gibt es Alternativen zur Antwortkarte?
Eine naheliegende Alternative ist es, auf Antwortkarten zu verzichten. Die zuvor genannten Vorteile entfallen dann, andererseits könnt ihr Geld für weitere Papeterie sparen und tut damit auch etwas Gutes für die Umwelt.
Doch es gibt eine weitere Alternative: Digitale Antwortkarten.
Die Informationen, die ihr euch von euren Gästen wünscht, können über ein digitales Formular eingesammelt werden. Ein solches Formular könnt ihr bei verschiedenen kostenlosen Anbieter*innen im Internet nach eurem Geschmack erstellen. Ihr erhaltet dann einen Zugang zu diesem Formular, den ihr mit euren Gästen teilen könnt.
Habt ihr euch für eine Hochzeitshomepage entschieden, könnt ihr diesen Link dort teilen. Manche Anbieter*innen für Hochzeitshomepages bieten die Option, ein solches Formular zu erstellen, direkt mit an.
Den Link zur Homepage oder zum Antwort-Formular könnt ihr per E-Mail mit euren Hochzeitsgästen teilen oder den Link bzw. einen QR-Code mit dem Link auf euren Hochzeitseinladungen teilen.
Fazit
Mit Hilfe von Antwortkarten, könnt ihr von euren Hochzeitsgästen auf strukturierte Art und Weise Rückmeldungen zu eurer Hochzeit einsammeln. In der Regel handelt es sich dabei um eine papierhafte Karte, auf der die Gäste ihre Informationen vermerken können. Dazu gehört auf jeden Fall, ob die Gäste überhaupt teilnehmen können. Du kannst jedoch viele weitere Informationen abfragen. Die Wahrscheinlichkeit, vollständige und rechtzeitige Rückmeldungen zur halten, steigt mit den Rückantwortkarten. Sende gerne Rückumschläge mit und beachte beim Versand eurer Einladungen das ggf. höhere Porto durch das zusätzliche Gewicht der Antwortkarte im Briefumschlag. Alternativ könnt ihr die Rückmeldungen auch mit Hilfe eines Online-Formulars erfassen.
Tipps für dich
- Die Antwortkarte wird in der Regel den Hochzeitseinladungen beigelegt. Weitere Tipps für eure Einladungen findest du hier: Hochzeitseinladungen: Das sollte drinstehen!
- Mit der Antwortkarte fragt ihr bei euren Hochzeitsgästen wichtige Informationen ab. Welche Informationen du von euren Gästen für eine entspannte Planung benötigst, erfährst du hier: Was du über eure Hochzeitsgäste wissen solltest
- Die Antwortkarte ist Teil der Hochzeitspapeterie. Einen Überblick über die weitere Papeterie findest du hier: Hochzeitspapeterie: Was gehört alles dazu?
Was denkst du?
Findest du Antwortkarten für die Hochzeit sinnvoll? Und nutzt ihr sie für eure Hochzeit? Ich freue mich auf deinen Kommentar!
Foto von Artsy Vibes auf Unsplash